Os servidores lotados nesse setor recebem os documentos e realizam a triagem, limpeza, conservação, preservação e manutenção dos arquivos, facilitando o acesso de servidores e da população em geral aos documentos.

A Secretaria de Planejamento e Gestão do Acre (Seplag) está trabalhando para a publicação de uma legislação que regulamentará toda a gestão documental do Estado, um avanço na administração pública, já que, atualmente, ainda há confusão no envio de documentos para arquivamento permanente.

“Existe uma confusão por partes dos outros órgãos, que acabam enviando para o Arquivo Setorial da Seplag documentos que deviam ser encaminhados para o Arquivo Público Central”, explica Cleilda Braga Dias, responsável pelo Departamento de Gestão Documental e Arquivo Público na Seplag (DEGDA).

Para ter acesso aos arquivos é simples: basta que o cidadão se dirija a qualquer órgão de governo, procure o setor de Protocolo e preencha uma solicitação, pois o encaminhamento de documentos se dá pelos arquivos setoriais das secretarias. Já os servidores que necessitam acessar arquivos devem fazer a solicitação no órgão em que estejam lotados.

Ainda segundo Cleílda, a atual gestão é a que mais tem se esforçado para a preservação da memória documental estadual: “Atualmente, nosso trabalho é totalmente manual, o que requer cuidado no manuseio dessa documentação histórica. Com o apoio governamental, por meio da Seplag, estamos iniciando a implementação de um novo sistema. Pretendemos modernizar todo setor de arquivos, digitalizando nossa memória, para que possamos não somente acelerar os trabalhos que envolvem a documentação ali armazenada, como também garantir que a história do nosso Estado não se perca”.

Mesmo com a adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ainda existem órgãos que trabalham quase que exclusivamente com documentação impressa, o que aumenta o volume de material manejado pelos arquivos setoriais. Preservar esses documentos é essencial, pois trata-se de toda a memória administrativa da Gestão Pública do Estado.

Dos Arquivos Setoriais para o Arquivo Central do Estado

Antes do armazenamento permanente no Arquivo Central, os arquivos da administração pública do Estado passam um período de cinco anos nos arquivos setoriais. Todos os órgãos geram documentos próprios, os quais necessitam ser armazenados de forma provisória nesses arquivos setoriais.

Mas nem só de armazenar documentos vive um Arquivo Setorial. Na Seplag, por exemplo, é de responsabilidade do Arquivo Setorial a criação da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CSAD); fazer a gestão dos documentos arquivados, gerados pela Seplag; definir fluxos de processos de arquivos correntes; dar suporte aos arquivos setoriais na organização dos documentos inerentes à documentação e arquivo;  receber, triar e arquivar documentos físicos e eletrônicos; além de acompanhar a implementação da Política Estadual de Arquivo, criando mecanismos de controle de processos.

Pelo caráter delicado na pesquisa, registro e manuseio desses registros, o tempo de resposta é espaçado. Atualmente, a digitalização dessa documentação acontece sempre que há uma nova solicitação. Citemos o exemplo de um servidor que dá entrada num pedido de histórico de folhas de pagamento em sua secretaria de origem. Após protocolada, a solicitação é enviada ao Arquivo Público Central, onde os servidores fazem a pesquisa manualmente. Posteriormente à pesquisa e registro de saída do documento, este é encaminhado para a Seplag, passa por digitalização, é inserido no SEI, e, então, é disponibilizado na secretaria de origem da solicitação.

Elza Maria Barbosa Cordeiro, agente administrativa há 33 anos, servidora do Arquivo Público, conta que trabalhar no setor é sua paixão: “Eu escolhi trabalhar no Arquivo porque eu gosto de trabalhar com organização. Mesmo sem ter uma formação técnica na área, com os anos de prática eu desenvolvi e apurei minhas habilidades para trabalhar com arquivamento”.

Elza também espera que, com a modernização, novos servidores se interessem pelo trabalho tão importante realizado pelos arquivos, e a equipe se torne maior no futuro: “O projeto de modernização irá nos ajudar grandemente, facilitando nosso trabalho e também acelerando nosso atendimento ao público”.